Política de tratamientos de bases de datos

1. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS, con NIT No. 900.436.438 – 9 debidamente constituida mediante minuta de constitución de Documento Privado, con domicilio principal en la ciudad de Cali, Departamento del Valle del Cauca.

 

2. MARCO LEGAL

SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS posee una política de tratamiento de datos en cumplimiento con lo establecido en la Constitución Política, artículo 15, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y en el Decreto reglamentario 1377 de 2013; normas que regulan la protección de datos personales.

 

3. ALCANCE

Esta Política aplica a la información personal que obtenga SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD S.A.S para las bases de datos personales de los empleados, clientes y proveedores, la cual ha sido recopilada en ejercicio de las actividades administrativas, laborales, comerciales, académicas y de investigación que desarrolla la compañía como fabricante y comercializador de prendas de vestir para dotación.

 

4. GLOSARIO

Para efectos de la presente Política, se entiende por:

  •  Autorización: Consentimiento de manera previa, expresada por el titular de algún dato personal para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

  • Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
    gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

  • Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición,
    así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

  •  Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

 

  • Ley de Protección de Datos Personales: Es la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y sus Decretos Reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, en adelante «Ley de Protección de Datos».

 

  •  Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

  •  Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

  •  Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  •  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. SAGIR, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causas habientes o representantes legitimados.

 

La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos

 

Personales:  a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que SAGIR recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
No se requiere autorización del Titular de los datos personales cuando se trate de:

  •  Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.

 

  • Datos personales de naturaleza pública.

 

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

  • Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 

  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

5.1.Datos de niños, niñas y adolescentes
La autorización para el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe realizarse bajo la facultad de los padres de familia o representantes legales del menor.

 

5.2.Datos personales de naturaleza sensible.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

 

  •  Origen racial o étnico.

 

  •  Orientación política.

 

  • Convicciones religiosas / filosóficas.

 

  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.

 

  • Vida sexual.

 

  •  Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

 

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6o de la Ley 1581 de 2012.

 

En este caso, además de contar con la autorización, se deberá:

 

  •  Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

 

  •  Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

 

6. PRINCIPIOS
Libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

  • Calidad o Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  • Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SAGIR, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

  •  Seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

7. DERECHOS DEL TITULAR
Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

 

  •  Conocer los Datos Personales sobre los cuales se está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos,
    fraccionados o induzcan a error.

 

  •  Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.

 

  •  Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

 

  •  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

 

  •  Solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán
    cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

 

  •  Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

 

8. DEBERES DEL TITULAR
El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS y actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS se exime de cualquier
responsabilidad.

 

9. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En esta Política identifica como Responsable de los datos personales a:
SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS
NIT 900.436.438 – 9
DIRECCIÓN Calle 2a OESTE # 24B – 46
CIUDAD Santiago de Cali, Colombia
TELÉFONO (57)(2) 3730056
CORREO ELECTRÓNICO: sagir.dotaciones@hotmail.com

 

10. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Según lo estipulado en artículo 17 de la Ley 1581de 2012 y Decreto 1377 de 2013, se somete a cumplir los siguientes deberes:

 

  •  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

  •  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

  •  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

  •  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  •  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  •  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

 

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.

 

  •  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

11. TIPO DE INFORMACIÓN REGISTRADA
SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS obtiene información a través de las siguientes fuentes:

  •  Cuando el titular voluntariamente brinda información.

 

  • En los procesos de atención comercial.

 

  •  En los procesos de facturación

 

  • Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el titular requiere.

 

  •  En los procesos de actividades de producción o compras de insumos.

 

  • En el ejercicio de procesos laborales y de contratación.

 

La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:

  •  Nombre, direcciones y números de teléfono

 

  •  Fecha y lugar de nacimiento, así como su género

 

  •  Direcciones de correo electrónico.

 

  • Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral.

 

  •  Número de cédula, nacionalidad y país de residencia

 

  •  Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas

 

  •  Uso de servicios.

 

  •  Información personal brindada a través de internet.

 

  •  Información personal brindada al departamento comercial.

 

12. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento con las siguientes finalidades:

  • Cumplimiento de obligaciones financieras

 

  • Selección de personal

 

  •  Prevención de riesgos laborales

 

  •  Gestión de trabajo temporal

 

  •  Prestaciones sociales

 

  •  Gestión de personal

 

  •  Gestión de nómina

 

  • Análisis comerciales

 

  •  Gestión fiscal

 

  •  Gestión económica y contable

 

  •  Gestión de proveedores

 

  •  Gestión de facturación

 

  •  Gestión de cobros y pagos

 

  •  Gestión administrativa

 

  •  Gestión de estadísticas internas

 

  •  Fidelización de clientes

 

  •  Capacitación

 

  •  Control de horario

 

  •  Gestión de compras y solicitud de cotizaciones

 

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
SAGIR DOTAICONES Y PUBLICIDAD SAS cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley

Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo, procederán las siguientes excepciones:

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  •  Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

 

  •  Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

 

  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

 

  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

 

14. NEGATIVA A TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
Si el usuario considera que SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí indicadas, debe escribir al correo electrónico sagir.dotaciones@hotmail.com manifestando su negativa.

15. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

15.1 Consultas
Las consultas realizadas por el Titular o sus causahabientes serán atendidas por SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS en un término de (15) días hábiles a partir del recibo de la solicitud.

 

15.2 Reclamos
El Titular que consideren que la información contenida en la base de datos de SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política,
podrán presentar un reclamo ante el Área Comercial, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Área Comercial de SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS por correo electrónico a sagir.dotaciones@hotmail.com con la identificación del
Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los teléfonos de contacto, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

 

16. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS en aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la empresa se limita a disponer de los medios adecuados para este fin; así mismo, no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS.

 

 

17. MODIFICACIONES Y VIGENCIA

SAGIR DOTACIONES Y PUBLICIDAD SAS se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento y notificará a los Titulares sobre cualquier cambio.

 

Dicha política entra en vigencia desde mes de enero de 2016.

 

Elaboro;

 

VERONICA GIRALDO MILLAN
Gerente Comercial

 

Reviso;

 

CARLOS A. SALAZAR
Representante Legal